プライバシーポリシー

埼玉県土地改良事業団体連合会個人情報保護に関する規程

平成１７年１０月１９日理事会議決
改正平成２５年１１月１２日理事会議決
改正平成２９年１１月１日理事会議決

（目的）
第１条この規程は、埼玉県土地改良事業団体連合会（以下「本会」という。）の個人情報の適正な取扱いに関し、必要な事項を定めることにより、個人の権利利益を保護することを目的とする。
（定義）
第２条本規程において、次の各号に掲げる用語は、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「法」という。）第２条及び個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則遍）（平成28年個人情報保護委員会告示第６号。以下「個人情報保護ガイドライン」という。）２の定義及び３－５－１に従うものとする。
一個人情報
二要配慮個人情報
三個人情報データベース等
四個人データ
五保有個人データ
六本人
七本人に通知
八公表
九本人の同意
十提供
十一本人が容易に知り得る状態
（一般原則）
第３条本会は、本会が行う事務及び事業の遂行に当たって遵守すべき法令等の規定並びに法及び個人情報の保護に関する基本方針（平成１６年４月２日閣議決定）の規定を遵守するほか、個人情報保護ガイドラインに従い個人情報を適正に取り扱うものとする。
（利用目的）
第４条本会の保有する個人情報は、本会定款第４条に規定する事業の円滑な実施のために利用する。
（利用目的による制限）
第５条前条に規定する利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱う場合は、あらかじめ本人の同意を得るものとする。
２前項に規定する本人の同意を得るに当たっては、書面により同意を得ることを原則とする。
３第１項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
一法令に基づく場合
二人（法人を含む。以下同じ。）の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
三公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
四国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（取得の制限及び取得に際しての利用目的の通知等）
第６条本会は、定款第４条の事業の遂行に必要な場合に限り、個人情報を取得する。その場合、偽りその他不正の手段により又は偽りその他不正の手段により取得された個人情報の提供により個人情報を取得してはならない。
また、要配慮個人情報を取得する場合には、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得なければならない。
一法令に基づく場合
二人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
三公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
四国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
五当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、法第７６条第１項各号に掲げる者その他個人情報保護委員会規則で定める者により公開されている場合
六本人を目視し、又は撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得する場合及び法第２３条第５項各号に掲げる場合において、個人データである要配慮個人情報の提供を受けるとき
２個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表するものとする。
３契約書、アンケートなど書面等により、直接本人から個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、書面等により利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しないことがあるが、その場合は、前項の規定に基づいて、取得後、速やかにその利用目的を、本人に通知し、又は公表するものとする。
４利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。
５前３項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
一利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
二利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本会の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
三国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
四取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
（個人データの内容の正確性の確保）
第７条本会は、第４条に規定する利用目的の達成に必要な範囲内において、取り扱う個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。
（保存期間等）
第８条本会は、その取り扱う個人データについて、利用目的の達成に必要な範囲内で保存期間を定めるものとし、当該保存期間経過後又は利用目的を達成した後は、遅滞なくこれを消去するものとする。
２前項に規定する保存期間は、本会が取り扱う個人情報データベース等を記載した一覧表にとりまとめるものとし、当該とりまとめは第１２条に規定する個人情報保護管理者が行うものとする。
（安全管理措置）
第９条本会は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損（以下「漏えい等」という。）の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置（以下「安全管理措置」という。）を講ずるものとする。また、当該安全管理措置を講ずるに当たっては、次の各号に掲げる事項について、それぞれ当該各号に掲げる措置を講ずるよう努めるものとする。
一組織的安全管理措置組織体制の整備、個人データの取扱いに係る規律に従った運用、個人データの取扱状況を確認する手段の整備、漏えい等の事案に対応する体制の整備、取扱状況の把握及び安全管理措置の見直しに関する措置
二人的安全管理措置職員（本会の組織内にあって直接又は間接に本会の指導監督を受けて本会の業務に従事している者をいい、役員及び派遣社員を含む。以下同じ。）に対する個人データの取扱いの周知徹底と適切な教育に関する措置
三物理的安全管理措置個人データを取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止、個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄に関する措置
四技術的安全管理措置アクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報システムの使用に伴う漏えい等の防止に関する措置
２前項の安全管理措置の具体的な手法については、別記のとおりとする。
（職員の監督）
第１０条会長は、その職員に個人データを取り扱わせるに当たっては、法第２０条に基づく安全管理措置を遵守させるよう、当該職員に対し必要かつ適切な監督を行うものとする。
２会長は、安全管理措置その他の個人情報の適正な取扱いの確保のため、その職員に対し、教育研修その他の措置を実施し、又は職員が教育研修その他の措置を受けることができるよう措置するものとする。
３前項に規定する教育研修その他の措置においては、職員がその在職中又は退職後、その業務に関して知り得た個人データの内容を正当な権限なく他人に知らせ又は不当な目的に使用しないようにするための内容を含むものとする。
（委託先の監督）
第１１条本会が個人データの取扱いの全部又は一部を外部に委託する場合には、その取扱いを委託された個人データの安全管理措置が適切に講じられるよう、委託を受けた者（以下「委託先」という。）に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。また、必要に応じて、委託先に対して、契約の内容が遵守されていることを確認するものとする。
２前項前段に規定する必要かつ適切な監督に係る措置として、本会は、委託先の選定に当たり、委託先の安全管理措置が、法第２０条及び個人情報保護ガイドラインで本会に求められるものと同等であることをあらかじめ確認するものとする。
３委託契約等において、次に掲げる事項を定めるものとする。
一委託先の個人データの取扱いに関する事項
二委託先の秘密の保持に関する事項
三委託された個人データの再委託に関する事項
四契約終了時の個人データの返却等に関する事項
４委託を受けた一の者と、個人データの取扱いについて複数の委託契約を締結する場合（締結する予定の場合を含む。）は、前項各号に規定する事項について、別途個人情報保護に係る安全管理措置等に関する契約を締結できるものとする。
（個人情報保護管理者等）
第１２条本会は、個人情報の適正な取扱いのため、個人情報保護管理者（本会の個人情報の取扱いに関する責任者をいう。以下同じ。）を置くものとする。
２本会の個人情報保護管理者は事務局長とする。
３個人情報保護管理者は、個人情報の保護についての規程及び監査体制の整備その他個人情報の取扱いの監督を行うものとする。
（個人情報の保護に関する方針）
第１３条本会の個人情報の保護に関する方針は次のとおりとする。
一法令等を遵守し、個人情報を適切に取り扱う。
二苦情処理に適切に取り組む。
三個人情報の利用目的は可能な限り限定して示す、又は本人の選択による利用目的の限定に取り組むなど、本人にとって利用目的がより明確になるようにする。
四個人データの取扱いを外部に委託する場合には、委託する事務の内容を公表する等委託処理の透明化を進める。
五本人からの請求により保有個人データを開示するときは、個人情報の取得元又はその取得方法を可能な限り具体的に明記する。
六保有個人データについて本人から請求を受けた場合には、利用停止又は消去に応じる。
２前項に規定する個人情報の保護に関する方針は、第１５条の規定により公表するものとする。
（第三者提供の制限及び共同利用）
第１４条本人の同意を得て本会が取り扱う個人データを第三者へ提供する場合は、当該同意は書面によるものとする。
２次の各号のいずれかに該当する場合は、本人の同意を得ずに、個人データを第三者に提供することがあるものとする。
一法令に基づく場合
二人（法人を含む。）の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
三公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
四国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
３本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、当該個人データの提供を受ける者は｢第三者｣には該当しないものとし、前２項の規定にかかわらず、当該個人データを提供することができる。
４本会は、保有する個人データを法第２３条第５項第３号の規定に基づき共同利用する場合には、共同利用する旨、共同利用する個人データの項目、共同利用する者の範囲、共同利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いている場合に限り共同利用することができるものとする。
なお、共同利用する個人データの項目、共同利用する者の範囲及び利用目的並びに当該個人情報の管理について責任を有する者の名称は次のとおりとする。
一共同利用する個人データの項目
氏名、住所、土地所有状況等の個人情報データベース等に記載されている事項
二共同利用する者の範囲
国、県、市町村、土地改良区
三共同利用する者の利用目的
土地改良事業等により地域農業の振興を図るため
四当該個人情報の管理等について共同利用者の中で第一次的に責任を有する者の名称
本会個人情報保護管理者事務局長
５前２項については、次条の規定により公表するものとする。
（保有個人データに関する事項の公表等）
第１５条本会は、保有個人データに関し、次に掲げる事項を記載した書面を事務所に備え、公表するものとする。
一本会の名称
二第４条に規定する利用目的
三第１３条第１項に規定する個人情報の保護に関する方針
四前条第４項及び第５項に規定する共同利用に関する事項
五保有個人データに関する本人からの次に掲げる求めに応じる手続及び手数料
(一) 利用目的の通知の求め
(二) 開示の請求
(三) 内容の訂正、追加又は削除の請求
(四) 利用の停止又は消去の請求
(五) 第三者提供の停止の請求
六第２２条に規定する個人情報の取扱いに関する苦情の申出先
２本会に対し、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。（様式第１号・様式第２号）
一前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
二第６条第５項第１号から第３号までに該当する場合
３本会は、前項の規定により求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、当該決定をした旨を通知するものとする。（様式第２号）
４第２項の場合に必要な手数料は、第２１条に定めるところによるものとする。
（保有個人データの開示等）
第１６条本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示（当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）の請求を受けたときは、本人に対し、書面を交付する方法（開示の請求を行った者が同意した方法があるときは、当該方法）により、遅滞なく、当該保有個人データを開示するものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。（様式第３号・様式第４号）
一本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
二本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
三他の法令に違反することとなる場合
２前項の規定により請求を受けた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく当該決定をした旨及び当該決定をした理由を通知するものとする。（様式第４号）
３第１項の場合に必要な手数料は、第２１条に定めるところによるものとする。
（保有個人データの訂正等）
第１７条本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容に誤りがあり、事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下「訂正等」という。）の請求を受けた場合には、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく事実の確認等の必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの訂正等を行うものとする。（様式第５号）
２前項の規定により請求を受けた保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知するものとする。（様式第６号）
（保有個人データの利用停止等）
第１８条本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用の停止、消去又は第三者への提供の停止の請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、当該保有個人データの利用の停止又は消去若しくは第三者への提供の停止を行うものとする。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置を取るときは、この限りでない。（様式第７号）
２本会は、前項に規定する請求に対し、保有個人データの全部又は一部について、その請求に応じたとき、又はその請求に応じない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。（様式第８号）
（理由の説明）
第１９条本会は、第１５条第３項（保有個人データの利用目的の非通知に関する通知）、第１６条第２項（保有個人データの不開示等に関する通知）、第１７条第２項（保有個人データの訂正等に関する通知）又は前条第２項（保有個人データの利用停止等に関する通知）の規定により、本人から請求を受けた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めるものとする。
（開示等の請求に応じる手続）
第２０条第１５条第２項（保有個人データの利用目的の通知の求め）、第１６条第１項（保有個人データの開示の請求）、第１７条第１項（保有個人データの訂正等の請求）又は第１８条第１項（保有個人データの利用停止等の請求）の規定による請求（以下この条において「開示等の請求」という。）を行う者は、開示等の請求を行う旨及びその内容を記載した書面を会長へ提出するとともに、次に掲げる書類を提示し、又は提出しなければならない。
一開示等の請求をする者が本人である場合は、本人であることを示す書類
二開示等の請求をする者が未成年者、成年被後見人の法定代理人若しくは開示等の請求をすることにつき本人が委任した代理人である場合は、代理人であることを証する書類
（手数料）
第２１条第１５条第２項（保有個人データの利用目的の通知の求め）及び第１６条第１項（保有個人データの開示の請求）に規定する開示等に当たっては、必要に応じて手数料を徴収するものとし、当該手数料は別表のとおりとする。
２前項に規定する手数料の納付は、現金支払又は振込によるものとする。ただし、送料については、郵便切手によることができるものとする。
（苦情の処理）
第２２条本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
２前項の目的を達成するために、苦情の適切かつ迅速な処理は、個人情報保護責任者が担当するものとする。
（法違反又は法違反のおそれが発覚した場合の対応）
第２３条本会は、本会が取り扱う個人情報（本会から委託を受けた者が取り扱うもの及び、本会が委託を受けて取り扱うものを含む。）について、法違反又は法違反のおそれが発覚した場合には、次の対処を実施するものとする。
一事業者内部における報告及び被害の拡大防止
会長に直ちに報告するとともに、漏えい等事案による被害が発覚時よりも拡大しないよう必要な措置を講ずる。
二事実調査、原因の究明
事実関係を調査し、法違反又は法違反のおそれが把握できた場合には、その原因究明にあたる。
三影響範囲の特定
前号の規定で把握した事実関係による影響がどれほど及ぶのか、その範囲を特定する。
四再発防止策の検討・実施
第２号の規定で究明した原因を踏まえ、再発防止策を検討し、速やかに実施する。
五影響を受ける可能性のある本人への連絡及び公表等
個人データの安全管理について法違反があった場合には、二次被害の防止、類似事案の発生回避等の観点から、事実関係等について、速やかに、本人に連絡し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、事実関係、再発防止策等について、速やかに公表する。
六関係行政機関への報告
次の事項に該当する場合には、事実関係及び再発防止策等について、直ちに、個人情報保護委員会に報告するものとする。
(一) 本会が保有する個人データの漏えい、減失又は毀損
(二) 上記事項のおそれ
なお、個人情報保護委員会に報告した場合には、その旨埼玉県及び関東農政局に報告する。
第２４条この規程に定めるもののほか、個人情報保護に必要な事項は、会長が別に定める
附則
この規程は、平成１７年１１月１日から施行する。
附則
この規程は、平成２５年１１月１２日から施行し、平成２５年４月１日から適用する。
附則
この規程は、平成２９年１１月１日から施行する。
別記（第９条第２項関係）
※ 以下の安全管理措置については、個人情報保護ガイドラインを参考として、本会において講じることができる措置を記載すること